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💼 왜 파일 정리는 일잘러의 기본인가?
메일 정리는 했는데, 파일 정리는 늘 뒤죽박죽이신가요?
회의자료, 기획안, 디자인 시안, 보고서가 섞여 있는 폴더에서 원하는 파일을 찾느라 시간을 낭비한 적이 있다면, 지금 바로 파일 정리법을 점검할 때입니다.
파일 정리 습관은 곧 디지털 업무의 체계를 보여주는 거울입니다.
협업이 많은 조직일수록, 체계적인 파일 관리는 업무 효율을 배가시키는 핵심입니다.
📁 기본은 폴더 구조 세팅부터
1. 연도 > 월 > 프로젝트명 순으로 구조화하기
예시:
2025 > 05월 > 브랜드 캠페인_초안
→ 파일 위치를 날짜로 자동 분류하면 검색과 정리 효율이 확 올라갑니다.
2. 공용자료 vs 개인자료는 분리 관리
- 팀 공유 드라이브는 협업 전용
- 내 PC/개인 클라우드는 임시 작업물 또는 비공유용
→ 파일 공유 실수를 줄이고, 책임 구분도 명확해집니다.
🧾 파일명만 바꿔도 검색력은 2배
좋은 파일명 예시:
[제안서]_2025 브랜드기획안_v2.0.pdf
[디자인시안]_A안_0520 최종. jpg
파일명 작성 규칙 팁:
- 용도 (예: 제안서, 보고서, 시안)
- 프로젝트명
- 버전(v1, v2) 또는 날짜
- 작성자 or 최종 여부
→ 검색 시 키워드로 빠르게 찾을 수 있고, 협업자도 한눈에 이해 가능
🔄 최종본 vs 수정본, 버전 관리는 이렇게
버전 이름을 명확히 붙이자
- v1, v2, v2.1, 최종, 최종수정, 최최종… 이런 흐름은 지양
- 가장 추천되는 버전명은 숫자 기반 + 날짜
예: 브로셔기획_v3_0508.pdf
Google Drive, Notion, Dropbox 등 협업 툴 사용 시
- 버전 히스토리를 활용해 불필요한 중복 파일 생성을 줄이세요.
📤 공유할 때는 ‘링크 정리’까지 신경 쓰기
공유 전에 체크할 3가지
- 열람 권한 설정 (보기만 가능 vs 수정 가능)
- 공유 링크 설명 포함 (예: “5/8 회의용 A안 자료입니다.”)
- 파일 위치 안내 (어느 폴더에 있는지, 이름은 무엇인지)
→ 메일보다 자료 링크 정리가 잘 되어 있으면 팀원에게 신뢰를 줄 수 있습니다.
🧹 주 1회 디지털 청소 루틴 만들기
1. 휴지통 비우기 & 중복 파일 삭제
2. 공유 끝난 파일은 ‘보관함’으로 이동
3. 클라우드 저장 용량도 함께 점검
→ 파일 정리는 한 번에 하려면 어렵습니다. 습관처럼 매주 정리하는 루틴을 만들면 훨씬 수월합니다.
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